Opdrachtomschrijving
De Programmasecretaris (PS) zit organisatorisch tussen de Manager Programmabeheersing (MPB) en Programmamanager (PM) in. De PS fungeert als hand en spandienst voor het Programma en je wordt aangestuurd door de PM. Door je rol ben je een centraal persoon binnen het programmateam waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie/advies. Hieruit kunnen diverse werkzaamheden uit volgen zoals het regelen/organiseren van een afscheid of teambijeenkomst.
Van de PS wordt verwacht dat deze flexibel inzetbaar is voor:
-Aansturen; bijvoorbeeld de documentalist en projectondersteuners of PB team voor deelproject;
-Geeft gevraagd en ongevraagd advies Kritische en onafhankelijke sparringpartner voor de Projectmanager en Manager Projectbeheersing. Spin in het web;
-Bij veel belangrijke overleggen aanwezig en hoort en ziet veel (en handelt vervolgens proactief); Bepalen van de agenda en toezien op dat deze wordt behandeld;
-Regievoeren over de agenda van overleggen (i.p.v. alleen inventariseren);
-Ontzorgt en assisteert de IPM-rolhouders waar nodig, onderhoudt daarbij contacten met IPM-rolhouders door proactief administratieve en secretariële werkzaamheden uit handen te nemen, zoals het oppakken van signalen, actie ondernemen en zaken regelen in het belang van het project.
-Zelfstandig zaken oppakken; bijv. cybersecurity (onderdeel van onboarding) en voorbereiding bestuurlijke overleggen en vragen beantwoorden vanuit het ministerie of de Bestuursstaf;
-Raakvlakken signaleren en beheersen; legt verbanden en jaagt acties na.
-Helpt het gehele projectteam bij het beheerst doorlopen van de beslismomententrajecten en kwaliteitstoetsen.
-Draagt bij aan een proactieve veiligheidscultuur in het projectteam, zoals het coördineren van persoonlijke beschermingsmiddelen voor gasten, agenderen van veiligheid en mensen aanspreken op onveilig gedrag. Ondersteunt bij, verzamelt documenten en kan contactpersoon zijn voor bijvoorbeeld: ADR controle, toetsen (CIO oordeel, AcICT-toets) challenge GPO prognoses, ICT dashboard, huisvesting, veiligheidsronde organiseren;
-Coördinatie en begeleiding; bijv. bijdragen aan GRIP migratie;
-Linking pin voor vragen vanuit de organisatie.
Daarnaast ben je als PS ben je verantwoordelijk voor het inplannen en voorbereiden van overleggen (rekening houdend met de verschillende belangen van verschillende deelnemers). Het compact en met de juiste essentie notuleren zowel voor het programmateam als bij bestuurlijke- of ambtelijke overleggen. Het opstellen van de agenda en het bijhouden van de actie- en besluitenlijsten van overleggen. Samen met projectmanager en manager projectbeheersing vooruit kijken naar welke overleggen er nodig zijn en overzicht houden of er overlap tussen overleggen is, en dit bespreekbaar maken.
Het opstellen en up-to-date houden van programma brede ondersteunende overzichten en het proactief inbrengen van verbeteringen hierin. Het organiseren van bijeenkomsten of evenementen voor het projectteam. Het opnemen van documenten die in beheer zijn bij programma-/projectondersteuning in het documentmanagementsysteem (momenteel Sharepoint/Connect 3.0).